Alinear marketing y ventas en tu institución te ayudará a mejorar los procesos y la comunicación interna, ganando más inscritos y eficientando tu estrategia.
Un problema común dentro de instituciones educativas es que no se cumplen las cuotas de inscripciones, debido a que, no se están captando suficientes prospectos mediante las estrategias de marketing, o bien, no se nutre adecuadamente las oportunidades de venta.
Caso práctico. Imagina que un potencial alumno captado desde tus redes sociales solicita que un agente de ventas se ponga en contacto con él para evaluar costos.
Se agenda la reunión de presentación del plan educativo, tiempo después el contacto ya no responde y el equipo de inscripciones decide ya no darle seguimiento. ¿Cómo manejar este tipo de situaciones, ¿Quién es el responsable del seguimiento?.
Centrémonos en soluciones y no en buscar culpables, esta es la importancia de alinear marketing y ventas en tu institución.
La alineación de marketing y ventas, no solo mejora la retroalimentación entre ambos, sino que, genera un entendimiento óptimo del embudo de ventas para identificar en qué estamos fallando e impulsar nuestras fortalezas.
El informe de Hubspot sobre el Estado de Inbound en Latinoamérica, arroja que solo el 21% de las empresas, a nivel global, trabajan con los departamentos de marketing y ventas verdaderamente alineados. Pero, para aquellos que sí trabajan alineados, su estrategia comercial es 4 veces más efectiva.
Ahora bien, estos son 5 pasos importantes para lograr una correcta alineación de tus departamentos.
Comúnmente, sucede que los equipos de marketing y ventas trabajan como dos áreas totalmente separadas cuando deberían de hacerlo en función de las mismas metas: lograr más inscritos.
Establecer un objetivo en común te ayudará a definir tareas y roles sobre las acciones a realizar, fijar una fecha para su cumplimiento y conseguir un crecimiento determinado.
Ya sea que quieras incrementar el número de inscritos o mejorar el posicionamiento de tu institución, la idea es que ambos departamentos contribuyan a conseguirlo. Un claro planteamiento de objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y dentro de una línea de tiempo, puede ayudarte a lograrlo.
En instituciones educativas, es muy importante agregar valor antes de que el alumno o su papá, tenga contacto con el equipo comercial. Recuerda que estás vendiendo una experiencia única, una decisión para toda la vida y la ruta de compra comienza en internet.
Por ello, además de crear un arquetipo de tu comprador ideal o buyer persona, para conocer sus hábitos y necesidades, debes enriquecer este perfil continuamente.
Es decir que, no solo es tarea de marketing crear uno o varios buyer personas, pues, el equipo de ventas puede aportar sus conocimientos sobre sus preferencias o inquietudes y así, actualizar tus perfiles para lograr una mejor segmentación.
Cuando no existe una correcta alineación, pueden ocurrir graves errores en la ejecución de la estrategia.
Por ejemplo, si marketing promueve una promoción que ventas desconoce, o si ventas no brinda retroalimentación a marketing sobre los prospectos que canaliza, este último, continuará operando de la misma forma, aunque los prospectos no sean calificados correctamente y las campañas de marketing terminarán siendo poco rentables.
Para que esto no te suceda, es necesario que ambos equipos trabajen desde dos enfoques:
Desde captar potenciales alumnos hasta la decisión de compra, ambos deben saber qué tácticas se están implementando.
Ventas tiene la obligación de retroalimentar constante y constructivamente sobre los prospectos que recibe de marketing, quienes ajustarán sus estrategias de ser necesario para atraer más alumnos.
Como consecuencia, el equipo comercial recibirá oportunidades de venta calificadas y tendrá pocas dificultades para conseguir más inscritos.
Es muy importante medir la estrategia y monitorear los procesos mediante indicadores que integren ambos departamentos, para determinar qué canal digital está aportando más alumnos inscritos.
Ya que, un error común es que el equipo de marketing genera prospectos, pero, no saben si estos esfuerzos se están traduciendo en alumnos. Por otro lado, los equipos de ventas se esfuerzan en vender en un ciclo largo, por lo que, aquí necesitan ayuda de marketing.
Para dar seguimiento a las métricas de marketing y ventas, un CRM es la herramienta ideal. Más adelante tocaremos este tema a detalle.
Para lograr un crecimiento en tu institución, los departamentos de marketing y ventas necesitan principalmente:
Por lo regular, los equipos de marketing y ventas trabajan “juntos, pero no revueltos”. Esto debido a que cada departamento cuenta con procesos y conceptos propios.
Sin embargo, al trabajar sobre un objetivo en común, términos como “contactos”, “prospectos calificados”, o las etapas del embudo de ventas, tienen definiciones que deben aclararse y homologarse para no crear malentendidos.
El Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) es un acuerdo entre ambos equipos, donde se plantean los compromisos de calidad en los servicios y los parámetros con los cuales se dará cumplimiento a los requerimientos establecidos.
En este contrato, marketing entrega una cantidad constante de contactos y el equipo de ventas realiza el seguimiento, así como, un número determinado de intentos para conseguir ventas.
Un gran reto de las Instituciones Educativas es mantener la relación con los prospectos durante todo el ciclo anual, previo a la inscripción, durante y después.
Cómo saber cuáles son los contactos que tienen una mayor probabilidad de convertirse a alumnos y dar seguimiento a todos sin incrementar el costo operativo del equipo de inscripciones.
Al utilizar un Software de Gestión de Relaciones con Clientes (o CRM, por sus siglas en inglés), se crea un flujo de trabajo automatizado que acorta las distancias entre procesos y vuelve todo el trabajo más eficiente.
La automatización de marketing te permite dar seguimiento constante a tus potenciales alumnos para calificarlos y determinar quiénes están listos para ser contactados y quienes aún se encuentran considerando otras opciones.
La adopción de un CRM puede tomar tiempo, pero, las recompensas que ofrece sin duda valen la inversión, tanto de tiempo como de dinero.
La automatización facilita la valoración de prospectos para determinar cuáles están calificados para que ventas los reciba (lead scoring).
Asimismo, también ayuda a nutrir a aquellos prospectos que aún no están listos para inscribirse, enviándoles contenido relevante hasta lograr convertirlos a ventas (lead nurturing).
El camino puede ser complejo, pero, nunca es tarde para alinear tus equipos de marketing y ventas de manera oportuna. Desde un enfoque inbound, no solo conseguirás empatar tus objetivos con tus departamentos, sino también, atraer más prospectos que se inscriban en tu institución.
Como agencia de inbound marketing, podemos brindarte asesoría y las herramientas necesarias para que comiences a integrar tus equipos y generar más ventas. Si buscas dar el primer paso, ¡Contáctanos!